Conservazione documenti digitali, parere Garante all’AgID: aumentare la protezione dei dati personali contenuti nei documenti informatici
Documento informatico: il Garante richiede maggiore protezione dei dati personali contenuti nei documenti informatici
Con il Parere del 21 maggio 2020, il Garante per la protezione dei dati personali si è nuovamente pronunciato in materia di Conservazione dei documenti informatici: in linea con quanto già rilevato in un precedente Provvedimento, lo schema di “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” deve assicurare la centralità del GDPR. Come già descritto nel precedente post, infatti, la protezione dei dati personali contenuti nei documenti informatici deve essere costantemente garantita.
Nel recente parere, pertanto, il Garante ha ribadito la necessità:
- Di apprestare più elevati standard di sicurezza;
- Di favorire maggiore coordinamento tra Responsabile della Conservazione, Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD) e Responsabile per la Protezione dati (DPO).
In particolare, secondo il Garante il Conservatore riveste il ruolo di responsabile del trattamento: pertanto, le Linee guida dovranno rimarcare gli obblighi del conservatore in materia di restituzione dei dati al produttore (titolare del trattamento). Proprio per tali ragioni, inoltre, è importante che nel processo di cessazione venga coinvolto anche il Responsabile per la protezione dei dati (Dpo).
Nel complesso, dunque, le indicazioni fornite dal Garante consentiranno di aumentare la protezione dei dati personali contenuti nei documenti informatici, garantendo la sicurezza del trattamento, anche attraverso una più chiara attribuzione dei compiti e una corretta ripartizione delle responsabilità.
Il Garante, pertanto, ha evidenziato la necessità di alcuni ulteriori perfezionamenti, volti a renderlo pienamente conforme ai principi e alle garanzie in materia di protezione dei dati personali.
Al contempo, per attuare il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, nell’ambito del piano generale della sicurezza ed in coerenza con quanto previsto dal Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione vigente, il Garante ha richiesto di apprestare una forte coordinazione e collaborazione tra:
- Responsabile della gestione documentale;
- Responsabile della sicurezza;
- Responsabile della conservazione;
- Responsabile dell’ufficio per la Transizione al Digitale (RTD);
- Responsabile per la Protezione dati (DPO).
In particolare, il responsabile della conservazione, di concerto con il responsabile della sicurezza e con il responsabile della transizione digitale, acquisito il parere del responsabile della protezione dei dati personali, provvede a predisporre, nell’ambito del piano generale della sicurezza, il piano della sicurezza del sistema di conservazione, mettendo in atto opportune misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 32 del GDPR.
Come assicurare la collaborazione tra le varie figure professionali? Hedya propone un percorso formativo innovativo sulle “Nuove Professioni Digitali”
Le posizioni del Garante evidenziano la necessità di percorsi formativi integrati, che coinvolgano le varie figure professionali.
Per tali ragioni, Hedya propone il percorso formativo innovativo “Le Nuove Professioni Digitali”. Se il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005 o semplicemente CAD) e la normativa collegata (Linee Guida AgID) ci presentano il Responsabile Transizione al Digitale e Responsabile della Conservazione Documentale, il Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) schiera in campo il Responsabile per la protezione dei dati personali e l’Amministratore di sistema. Si tratta di nuove figure professionali, la cui formazione deve necessariamente essere di natura trasversale, che convivono della nuova P.A. Digitale e che ne guidano il cambiamento.
Per garantire adeguata formazione specialistica, Hedya propone un percorso formativo per tutti coloro che vogliano intraprendere un percorso professionale di elevata specializzazione, finalizzato all’acquisizione delle conoscenze preliminari di natura giuridica, organizzativa e tecnologica tipiche del ruolo di Responsabile della Conservazione dei documenti informatici. Il Responsabile della Conservazione rappresenta dunque una figura con formazione specialistica che ha il compito di definire e attuare, in piena autonomia decisionale, le politiche in merito alla progettazione e alla gestione dei sistemi informatici di conservazione e archiviazione documentale.
I contenuti del corso mirano, pertanto, ad illustrare le vigenti disposizioni in materia di:
- Dematerializzazione;
- Digitalizzazione;
- Conservazione e Archiviazione di documenti informatici;
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